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日志

 
 

大学城华南师范大学场馆团队志愿者管理细则  

2010-11-12 23:22:01|  分类: 华师场馆资料集 |  标签: |举报 |字号 订阅

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大学城华南师范大学场馆团队志愿者管理细则

为更好地落实场馆志愿服务工作效果,提高场馆团队志愿者工作运行效率,志愿者部根据亚组委有关规定,结合本场馆实际,特制订以下志愿者管理实施细则:

一、联络制度

1、志愿者部设立专门联络小组,负责日常与各业务口的联络和沟通。

2、请各业务口确定一名P类人员,负责志愿者的相关管理工作。

3、请各业务口确定一名学生志愿者管理助理,作为日常工作的开展和联络人。

4、志愿者部日常通知,将会告业务口经理和P类志愿者主管知晓,若具体工作方便学生助理直接开展,我部将联系学生志愿者管理助理落实具体工作。若具体工作不方便学生助理开展,我们将直接联系业务口经理,望各业务口留意。

5、学生志愿者管理助理会有相关激励和保障。

二、会议制度

1、各业务口志愿者使用单位按照自身排班安排,每班均需组织志愿者参加岗前动员会和岗后总结会议。

2、岗前动员会可以组织小队内的动员活动,如喊亚运志愿者口号“一起来更精彩”、跳亚运助威操、唱亚运主题歌、行亚运志愿礼等,确保各志愿者为一天的志愿者活动打足精神及做好准备。

3、岗后总结会议,要了解本业务口志愿者的人身安全、心理状态、服务情况、反馈意见等。队员通过自荐或他荐的方式,投票选出当天志愿者 “微笑之星”;同时,队员也应勇于提出志愿服务中不足的地方,以便错误能及时得到规范。组织队员们分享当天志愿服务的精彩故事。

4、会议需做好相关会议记录(会议记录模板见附件),并于每班工作总结会议结束后,由业务口统一汇总后,交至志愿者部办公室。

三、考勤制度

1、志愿者部实行业务口代表考勤制。各业务口志愿者使用单位需组织自行考勤,并填好《每日考勤登记表》(模板见附件)

2、考勤表包括签到时间、上岗时间、离岗时间、签退时间、实际服务时长。

“上岗时间”是志愿者实际开始岗位服务的时间,而不是进入场馆开始签到的时间,“离岗时间”是志愿者结束岗位服务的时间而不是离开场馆的时间,“实际上岗时间”是志愿者进行岗位服务的时长,不包括志愿者休息、午餐等非岗位服务的时间。请各业务口志愿者使用单位的负责人严格做好相关记录,便于志愿者部对志愿者的工作进行量化记录。

  

四、监督督察

1、各业务口每天要安排工作人员对属下岗位的的志愿者工作情况进行监督,抽检考勤记录,发现登记不属实,要及时纠正,并将监督督查结果上报志愿者部。

2、场馆志愿者部每天也会安排督查人员,对志愿者工作情况进行监督和考察。

3、亚运、亚残运期间,亚组委志愿者部设立专职督察志愿者队伍,对各场馆、站点、城市文明岗位志愿者服务情况进行督察,并将督察情况按照有关积分规则在志愿时系统中如实反馈记录。

五、请假制度

1、志愿者在非上岗服务期间因病或因事需外出的,需填写《志愿者请假单》(模板见附件),注明请假事由、时间等事项,需各业务口负责人签字批准后方可生效,志愿者请假期间,各业务口经理需做好志愿者岗位替换工作,由各业务口志愿者使用单位汇总统一交至志愿者部备案。

2、志愿者外出期间,须始终保持通讯工具畅通。

3、若有特殊情况不能与当天递交请假条的,应利用电话或其它方式及时向各业务口负责人进行请示,事后需及时补办请假手续。

4、请假单需在两日之内上交至志愿者部。

六、亚运志愿时制度

1、“亚运志愿时”是评价、考量志愿者工作的重要量化指标,对志愿者激励、评优具有重要意义。“亚运志愿时”包含了亚运服务时间和亚运服务积分。亚运服务时间是指志愿者参与各类社会志愿服务活动的工作时间,代表志愿者在一段时间内为志愿服务所奉献的个人时间;亚运服务积分是在统计亚运服务时间的基础上衍生出来的积分体系,代表志愿者在一段时间内为社会所奉献的社会价值。两者同时记录,能够更全面、更科学地反映志愿者所提供服务的整体情况和社会价值。

2、志愿者部将根据各业务口志愿者使用单位上交的《每日考勤登记表》进行亚运志愿时的录入。《每日考勤登记表》由各业务口志愿者使用单位完成每班的工作后交至志愿者部办公室,各业务口志愿者使用单位务必在当天工作结束后完成登记工作并上交该考勤登记表。

3、志愿者获得场馆岗位当日“微笑之星”称号的,每获得一次称号奖励亚运服务积分5个积分;亚运、亚残会结束后,获场馆优秀志愿者称号的,奖励亚运服务积分15分的奖励;服务时经亚运志愿者督察队督查服务质量不合格的,酌情扣除亚运服务积分1-10个积分;因服务态度及质量不好遭观众、运动员、业务主管投诉且经核实的,发现一次酌情扣除亚运服务积分1-10个积分。

七、志愿者闲时活动制度

1、各业务口志愿者使用单位的负责人,需组织志愿者闲时活动,如生日会、故事分享会、歌唱比赛、趣味运动会等,以调动志愿者工作积极性。

2、请各业务口统计好赛时志愿者生日情况,并上报志愿者部,志愿者部将拨一定活动经费为该名志愿者庆生。

3、各个业务口需要组织志愿者闲时活动的,请各业务口先填写《活动经费申请表》(模板见附件),由各业务口经理签字后,上交志愿者部。经志愿者部审核同意后,可下拨部分经费。   

4、闲时管理经费主要用于志愿者的庆生活动、团队构建等,不宜铺张浪费。

5、没有志愿者在赛时生日的业务口也可策划相关的团队构建活动,递交活动方案及《活动经费申请表》,依据经费申请下拨一定经费,供团队构建、丰富志愿者闲时生活所用。

6、经费下拨之后,所用的经费开支均需用于团队建设,各业务口志愿者使用单位应做好经费支出记录及发票收集工作,连同活动现场图片、报道于活动结束后三天内交至志愿者部办公室,电子版照片、报道发送至志愿者部公邮:hsgvolunteer@163.com。

八、志愿者通讯制度

1、各业务口需通过组织通讯员队伍在赛时收集业务口志愿者故事、业务口优秀志愿者事迹等素材,配合做好场馆亚运会志愿服务媒体宣传工作,弘扬志愿精神,共同为场馆亚运会营造良好的志愿文化氛围。

2、各业务口需于每天志愿服务工作结束后,以业务口为单位统一上交每日通讯稿。各业务口通讯稿需要每日24:00之前上传到志愿者部公共邮箱hsgstory@126.com,赛时遇有赛事在20:00以后结束,各业务口可于第二天上午12:00前统一上交通讯稿。

   3、人数在20人以上的各业务口每天上交通讯稿的数量不得少于1篇,人数在20以下的业务口每两天一篇,并配有志愿活动的照片。对于在通讯稿上交上有突出表现的业务口,我们将在后期业务口评优中进行奖励。

   4、建议各业务口成立志愿者通讯联络队伍,设立通讯员,直接与志愿者部对接。

九、志愿者物资管理制度

1、志愿者物资包括志愿者基本物资和激励物资,涉及到志愿者的物资数量较大,种类繁多,物资报送和发放较为繁琐。

2、建议各业务确定一名助理负责物资接收、管理、发放工作,直接跟志愿者部对接。

3、请各业务口做好赛前志愿者基本物资(服装、工作装备、证件等)的接收、发放工作。

4、由于赛时激励物资是伴随志愿者工作的天数而陆续下发,请各业务口做好赛时志愿者激励物资(七彩章、场馆激励物资等)的数量统计、物资发放工作。

5、志愿者七彩勋章是根据志愿者工作天数而陆续发放的,从11月12日开始,在亚运会期间,每位赛会志愿者和城市志愿者每服务两天可以获得一枚奖章,即是在服务的第1、3、5、7、9、11、13天可获得相应的奖章。亚运会工作天数多于现级但是少于下一级的,按照现级计算。由于奖章级别只有七级,所以服务天数为14天或以上的志愿者,其最终获得的奖章数也为七枚。同时应该在服务的最后一天才发放最后一枚奖章。

6、据《广州亚运会、亚残运会赛会志愿者保障和激励通用政策》,向所有完成亚运会志愿服务的赛会志愿者分别颁发亚运会、亚残运会志愿者纪念册一套。纪念册内有志愿彩、志愿礼标识物、荣誉章、日记本、志愿者音乐CD、录用证书、服务证书等(其中志愿彩、荣誉章、录用证书、服务证书均是由志愿者自己在服务工作中获取,而非随册发放。)(实际下发物资以亚组委实际下午物资为准)

7、请各个业务口请认真对照本业务口志愿者工作情况和激励物资需求量,并于每天18点前报送当天的激励物资需求量,由志愿者部审核。激励物资审核无误之后,于第二天上岗前给予下发,各业务口于签到时到志愿者部统一领取。

8、请各业务口最好赛后志愿者工作情况统计,做好激励物资的数量统计,为赛后志愿者评优物资的下发提供方便。

十、志愿者餐饮管理制度

1、请个业务依据自身排班要求,做好赛时志愿者餐饮数量统计工作,并统一交餐饮业务口。

2、志愿者部协助餐饮业务口做好赛时志愿者餐饮的发放工作。

3、赛时餐饮发放以业务口为单位,建议各业务口确立专人负责餐饮的接收、发放管理。

4、由于场馆就餐地点有限,赛时将安排各业务口轮流就餐,请各业务口做好本业务口志愿者就餐组织工作,确保就餐有序。

十一、志愿者管理激励制度

1. 证书激励

场馆将向参加并完成亚组委志愿者部认可培训的志愿者,发放亚运会、亚残运会志愿者培训证书;向正式注册的赛会志愿者发放亚运会、亚残运会赛会志愿者录用通知书;向完成亚运会、亚残运会服务的赛会志愿者颁发亚运会、亚残运会志愿服务证书。证书的相关文本和印制工作由亚组委志愿者部负责,发放工作由志愿者部办公室完成。

2. 勋章激励

所有华师体育馆团队的志愿者和后备志愿者都将获得亚组委志愿者部统一设计制作的纪念章一枚。同时根据“亚运志愿时”考勤管理系统记录的志愿者个人服务时数和积分等级,向积分达到规定等级的赛会志愿者颁发相应的荣誉章(奖章或勋章):亚运志愿者每服务两天可获得亚运会七色徽章一枚,同时根据亚运志愿时积分可依次获得铜、银、金质奖章和太阳勋章。

3. 华师学生志愿者激励保障政策

(1)学业成绩方面:赛时08、09级学生志愿者停课,学校会通过灵活的手段,保证志愿者学业成绩,根据志愿在业务口服务的贡献大小,为志愿者学业成绩加分。参与华师本校保研的同学,本学期成绩不列入保研成绩计算评比范围内等……(详见学校稍后发文)

(2)后勤保障方面:为志愿者们服务提供餐饮保障,特别是早餐和宵夜的供应。学生洗澡,学校延长热水供应时间。宿舍管理延时晚上关门的时间。成立专门志愿者医疗服务部门,为志愿者提供赛时医疗保障。利用我校心理学优势,成立志愿者心理辅导队伍等……(详见学校稍后发文)

4. “微笑之星”评选

(1)为表彰在志愿者服务中表现突出的志愿者,大学城华师体育馆团队将根据亚组委志愿者部工作精神,开展“志愿者微笑之星”评选活动,以提高团队整体的服务热情和工作积极性。

(2)请各业务口以5%每天推荐“微笑之星”若干名。不足20人的业务口每日可推选1名“微笑之星”,也可隔天或不定期推选1名“微笑之星”(例:若人数计算结果是等于或少于1.5,按1人算;超过1.5按2人算)据亚组委相关激励制度要求,华师体育馆团队每日推出的微笑之星不得超过33名。

(3)参加竞选“微笑之星”的志愿者只需上交表格《微笑之星推选表》(模板见附件)和彩照一张,由各业务口志愿者使用单位汇总于当天交至志愿者部办公室。

(4)志愿者部将于次日上岗前发布当选“微笑之星”志愿者的彩照及个人宣言,位置是志愿者休息区“微笑之星”评选专区。获“微笑之星”荣誉称号的志愿者将获得当日亚运志愿时积分5分,以及华师场馆团队激励勋章一枚。

5. 优秀通讯员

(1)各业务口需组织志愿者撰写每日志愿活动通讯,反映每日志愿服务精彩故事。

(2)各业务组织志愿者稿件一经采用,采用的稿件志愿者部将进行累计,采用一篇加一分,积分每5天清空一次,五天之内积分最高的15名志愿者将获得“优秀通讯员”称号,颁发证书及华师体育馆团队的纪念品。

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